Chân dung người lễ tânChân dung người lễ tân

[csvnam]

khôn xiết bận rộn Hãy nhìn bức ảnh này bạn cảm thấy người lễ tân văn phòng cần bao nhiêu tố chất , kỹ năng? Bạn hình dong một ngày họ làm những công việc gì? khách sạn cửa lò





Đúng như bạn tự phúc đáp với bản thân , họ làm dồi dào việc trong một ngày. Tiếp đón khách trực diện tại công ty , nghe điện thoại và chuyển đường dây đúng người đúng việc cho các bộ phận khác , lập lịch hẹn , tổ chức phòng họp , phúc đáp thư tín , soạn thảo văn bản cho phòng hành chính , mua quà sinh nhật cho một đồng nghiệp... Trong nhiều việc không tên , việc nào cũng gấp , cũng quan trọng và cũng cần... nụ cười!. Họ đại diện cho sự thể hiện tâm trạng rất vui , trẻ trung , của sự tiếp thu và của Nụ cười.
khách sạn cửa lò
Một công việc thực sự và...khó!

Khó ở chỗ người làm ở vị trí này cần nhiều tố chất mang tính soft skill ( khả năng mềm ) hơn khả năng cứng ( hard skill ). Mà tố chất mềm này lại khó đào tạo , khó yêu cầu bởi quy định hay sự ràng buộc nào về nguyên tắc.
Khách sạn cửa lò
Tươi cười là tố chất đi hàng đầu. Tiếp xúc với nhau mẫn tiệp và xử lí tình huống đa dạng là những tố chất đòi hỏi tiếp theo.

Một công ty có xác xuất yêu cầu viên chức lễ tân hiện diện đúng giờ , nhưng khó yêu cầu viên chức ấy cười. Nếu có xác xuất yêu cầu viên chức cười , công ty cũng chẳng thể yêu cầu nụ cười ấy rộng mở và nồng nhiệt , đủ cho người tiếp kiến cảm thấy tươi vui và hài lòng.

Một công ty có xác xuất yêu cầu viên chức lễ tân xử lí tình huống dựa trên những quy định về sử dụng phòng họp , quy định ra vào công ty , quy định v.v… Song , công ty chẳng thể định ra rõ ràng xử lí thế nào để làm ưng người tiếp xúc.

Sự ưng được đem lại từ tổng hợp những Bắt đầu làm nhất quán của người lễ tân: từ nụ cười , ánh mắt , giọng nói , động tác , lời yêu cầu , sự nhanh trí và những sự thông hiểu về xã hội , về nguyên tắc ứng xử.

Khắc họa một ngày làm việc

Dưới sự đòi hỏi nhiều về kỹ năng mềm trong tiếp xúc với nhau và xử lí các tình huống ở vị trí đầu mối tiếp kiến với khách hàng , người lễ tân không tránh khỏi những trường hợp phải đứng giữa cộng sự để phúc đáp cho khách: đứng giữa trưởng phòng hành chính hoặc phòng kỹ thuật hoặc phòng kinh dinh để giải quyết một ca cẩm của đối tác qua điện thoại hoặc trực diện tại quầy lễ tân. Những trường hợp cần xử lí của lễ tân viên ở dạng phút chót , ở dạng giải quyết khiếu nại , ở dạng lắng tai mọi trở về từ khách hàng , có xác xuất dẫn viên chức đến cảm giác căng thẳng.

Có khi họ cần phúc đáp một cuộc điện thoại cùng lúc với tiếp đón niềm nở một khách hàng đang đứng trước mặt

Có khi họ cần phúc đáp cùng lúc nhiều cuộc điện thoại gọi đến vì chẳng thể để mất cuộc nào hoặc không để đường dây nào chờ quá 3 tiếng chuông...

vì vậy , người lễ tân còn cần kỹ năng quản lý cảm xúc và quản lý stress. Duy trì công việc lễ tân đủ lâu với lòng đam mê , tôi thấy tại Pháp , các viên chức ở vị trí này tập thể dục thường xuyên , đặc biệt là những bài tập tăng cười sự dẻo dai cho cơ thể.

Những con người có sức khoẻ và thể hiện nhiều kỹ năng sống , tiếp xúc với nhau và xử lí tình huống tập hợp ở vị trí lễ mới làm ra nên một công việc thực sự đem lại giá trị cao cho khách sạn cửa lò.