Khách sạn cửa Lò được chia theo chức năng thành 5 bộ phận riêng biệt: phòng , các nhà hàng & quầy uống , kế toán , tiếp thị thương mại và vấn đề nhân sự. Các trưởng bộ phận này thông cáo trực tiếp trên GM. Mỗi bộ phận được chia ra thành các tổ chuyên trách nhỏ. Việc phân nhỏ 5 bộ phận lớn biểu hiện sự chuyên trị hóa nghề nghiệp cao hơn từ thời gian này tri thức các kỹ năng của viên chức trong mỗi chức vụ nhỏ cũng sâu hơn.
A. Bộ phận phòng:
Bộ phận phòng thực hiện chức năng cho thuê phòng của khách sạn. Khách đăng ký phòng phải được tiếp nhận , tình hình phòng trống , phòng có khách phải được cập nhật hằng ngày. Khách phải được phúc đáp ngay qua thư từ hoặc qua telephone. Khi khách ở khách sạn , vệ sinh sạch sẽ các khu vực ấn độ dương công cộng cũng như khu vực ấn độ dương tiền sảnh phải được chắc chắn. Ví như khách có thắc mắc gì , phải được giải quyết ngay. Đây là một số chức năng quan trọng của các bộ phận phòng. Để thực hiện , bộ phận phòng được chia thành một nghề nghiệp chuyên sâu hơn. Trong nhiều trường hợp , các chức vụ nhỏ này cũng được xem như các bộ phận phòng ban:
- Bộ phận tiền sảnh ( Front-office ): tiếp đón khách khi khách đến khách sạn để làm thủ tục đăng ký và trả phòng. Các telephone viên của khách sạn và các chức năng thông cáo liên lạc phục vụ khách đều nằm ở bộ phận Front-office. Công chức đảm trách hành lý của khách cũng thuộc bộ phận này.
- Tổ đặt phòng ( Reservations ): tiếp nhận khách và theo dõi chặt chẽ các phòng được đăng ký trước ở khách sạn.
- Bộ phận tầng phòng: Chịu trách nhiệm lau dọn phòng ở của khách sạn và các nơi công cộng trong khách sạn.
- Bộ phận bảo vệ: đảm trách chắc chắn không có các mối nguy hiểm hoặc rủi ro cho khách.
- Bộ phận kỹ thuật: đảm trách về việc vận hành và bảo trì hết thảy cơ sở vật chất của khách sạn , bao gồm: Điện , cơ khí , hệ thống sưởi , máy Hài hòa khí trời , bơm , thực hiện những tu sửa nhỏ và tu tạo trang thiết bị.
Trong bộ phận phòng thừa thãi nghề nghiệp phụ thuộc lẫn nhau , bởi thế rất cần sự điều phối chặt chẽ các hoạt động giữa các chức vụ nhỏ.
Giữa bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) và bộ phận đặt phòng
khách sạn cửa lò có mối liên quan mật thiết. Ngày ngày tổ đặt phòng ( Reservations ) phải thông cáo trước cho bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) số phòng trống để chắc chắn việc luôn cập nhật hóa số lượng phòng trong tình trạng sẵn sàng có thể cho thuê. Ngược lại , bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) phải cho tổ đặt phòng biết số khách tự đến thuê phòng ( họ là những người không đặt phòng trước ).
na ná như thế , giữa bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) và bộ phận phục vụ phòng ( Housekeeping ) cũng có những mối liên quan. Các thông cáo về tình hình Nhà ở phải có hai chiều: Khi khách làm thủ tục trả phòng ( check-out ) , bộ phận tiền sảnh ( front-office ) phải thông cáo cho bộ phận phục vụ phòng ( housekeeping ) để bộ phận này lau dọn phòng. Mỗi khi căn phòng được lau dọn xong , Housekeeping phải thông cáo cho bộ phận tiền sảnh để họ có thể cho khách thuê. Đó là giá dụ về hình thái quan hệ hỗ tương. Các mắc xích khác trong bộ phận phòng minh họa cho hình thái phụ thuộc liên tục , diễn ra khi đầu ra của một chức vụ kia.
Cũng như thế , bộ phận phòng chẳng thể cung cấp một phòng đủ tiêu chuẩn cho khách nếu bộ phận giặt là không cung cấp đủ khăn sạch hoặc drap trải giường.
Một giá dụ khác liên quan đến sự truyền đạt cho nhau những thông cáo từ bộ phận này qua bộ phận khác: Bộ phận kỹ thuật chẳng thể nào thay thế một công tắc đèn bị hỏng trong phòng khách nếu bộ phận các tầng phòng không thông báo.
Đó là những giá dụ mối phụ thuộc hỗ tương và liên tục tồn tại giữa các chức vụ riêng lẻ trong bộ phận phòng. Để quản lý một cách công hiệu trong trường hợp có những mối phụ thuộc trên , đòi hỏi kế hoạch , thủ tục , tiêu chuẩn Bắt đầu làm phải được tiêu chuẩn hóa và thời gian được quy định rỏ rành. Việc phối hợp giữa các chức vụ ấy phải luôn luôn liên quan trực tiếp với nhau.
B. Bộ phận nhà hàng & quầy uống:
chức năng chính của bộ phận nhà hàng & quầy uống là cung cấp thức uống và đồ uống cho các thực khách của khách sạn. Khi quán trọ chỉ có một phòng ăn thì nghề nghiệp rất đơn giản.
Nhưng với một khách sạn 500 phòng thì mọi việc sẽ Rắc rối hơn nhiều. Có xác xuất sẽ có một quầy giải khát xinh xắn bên bờ hồ bơi , một tổ phục vụ tại phòng ( chuyên phục vụ thức ăn , đồ uống tại phòng ) , một quầy rượu ở phòng đọc báo , một quầy rượu ở khu vực ấn độ dương tiền sảnh v.v… Đó là những khu vực ấn độ dương đem lại lợi tức cho bộ phận nhà hàng & quầy uống , đôi khi cộng tất cả lại có đến 19 điểm phục vụ thức ăn và đồ uống riêng biệt , không kể tổ phục vụ tại phòng! Đại khái tất cả những điểm phục vụ này đều có chức năng riêng của mình trong hoạt động rộn ràng của khách sạn. Một số nơi khác , không chỉ đơn giản về chức năng phục vụ ăn uống bình thường mà còn có những chức năng phục vụ khác trong chu kì 24 tiếng đồng hồ. Từ thời gian này , có thể nói là hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống là những hoạt động vô cùng Đa chủng và phong phú. Ngoài ra , request về kỹ năng trong bộ phận này cũng rất đặc biệt. Vì có nhiều phần việc có chức năng khác nhau trong bộ phận nhà hàng & quầy uống.
- Hãy bắt đầu với tổ chức “chế biến sản phẩm” hay là bộ phận “nhà bếp”. Trong khách sạn 500 phong , người đứng đầu của chức vụ này là bếp trưởng ( executive chef ) người này trong bất luận mỗi khách sạn hạng nhất nào cũng có Cướp lấy quyền thế và quyền hạn lớn. Dưới bếp trưởng là một loạt các đầu bếp đảm trách các khu vực ấn độ dương bếp khác nhau. Khách sạn càng lớn bao nhiêu thì tổ chức Bếp cũng Rắc rối bấy nhiêu.
- phục vụ khách trong nhà hàng là nhiệm vụ của bộ phận riêng biệt: Bộ phận “phục vụ bàn”. Trong khách sạn lớn , thông thường một trợ lý Giám Đốc các nhà hàng riêng lẻ của các quầy rượu và quầy thực phẩm , quản đốc nhà hàng , các viên chức “phục vụ bàn” và viên chức quét dọn. Ở các khách sạn tầm vóc còn có bộ phận đặc biệt chỉ chịu trách nhiệm việc “phục vụ tại phòng”. Vì lợi nhuận đối với thức uống có cồn cao thành ra khách sạn còn thành lập một bộ phận riêng để phục vụ và bán đồ giải khát có cồn.
hồ hết hội nghị có tầm vóc và những buổi tiệc tùng , chiêu đãi v.v… thường được tổ chức tại các khách sạn Có sẵn loại dịch vụ.
Một hội nghị , theo đúng tiêu chuẩn , thường sử dụng các phòng họp để tổ chức chuyên đề Bao gồm và những phương tiện lớn khác cho các buổi đại tiệc. Cũng có khi khách chỉ cần tổ chức những buổi tiệc nhỏ , lễ sính hoặc các cuộc họp của giới kinh dinh v.v… từ thời gian này , khách sạn phải sẵn sàng để phục vụ mọi request của khách.
lần cuối , việc lau chùi , vệ sinh ở bộ phận nhà hàng và quầy uống , lau rửa chén đĩa được giao cho một chức vụ gọi là bộ phận “quản lý các vật dụng nhà bếp”.
Về mặt tổ chức của bộ phận nhà hàng và quầy uống cấn quan hoài đến hai yếu tố:
1. Sự dị biệt về chuyên trị trong từng bộ phận nhỏ.
2. Sự phụ thuộc lẫn nhau của các đơn vị.
Sau đây là một số dị biệt về kỹ năng chuyên trị ở bộ phận nhà hàng và quầy uống: Tổ “quản lý vật dụng bếp” phải có kỹ năng về trông coi sắp xếp.
Kỹ năng gặp mặt với khách rất nhu yếu đối với viên chức phục vụ nhà hàng.
Bộ phận phục vụ hội nghị và “tổ chức tiệc” phải biết tổ chức và biết tính toán về công hiệu của công việc.
Quản đốc “quầy uống” phải biết kiểm soát và có trách nhiệm với công việc.
mặc dù có sự chuyên trị hóa cao trong nghề nghiệp ở các bộ phận nhỏ , nhưng phải có sự hiệp tác và phối hợp liên tục giữa các bộ phận này thì mới có thể thực hiện có công hiệu được.
Một hội nghị chiêu đãi chẳng thể nào tổ chức được nếu không có những cố gắng của tổ phục vụ hội nghị và tổ phục vụ “chiêu đãi tiệc” cùng với Bếp , các quầy rượu và tổ “quản lý các vật dụng nhà bếp” v.v…
Cũng như bộ phận phòng , mối liên quan giữa các hình thái phụ thuộc , liên tục và hỗ tương tồn tại trong nhiều khâu chức năng khác nhau là rất Rắc rối trong bộ phận nhà hàng & quầy uống. Đó là một gánh nặng đối với các quản đốc và cả đối với viên chức trong việc điều phối ở bộ phận này.
C. Thương mại & Tiếp thị:
Bộ phận này thường nhỏ nên việc điều phối trong nội bộ dễ dàng hơn. Bộ phận này lại ít quan hệ với hoạt động hàng ngày của các bộ phận khác. Tuy nhiên , sự phân việc cho các viên chức điều hành tổ tiếp thị thường dựa trên các loại khách hàng mà khách sạn đang cố gắng chào mời thu hút. Các trưởng điều hành thương mại đôi khi cũng được chia thành các tổ nhỏ dựa trên các vùng địa lý nhà nước. Tuy thế , các viên chức tiếp thị và thương mại làm việc Đứng riêng ra trong phần th? trý?ng được phân việc , từ thời gian này ít có Sự tình trong nội bộ.
D. Nhân sự:
Bộ phận vấn đề nhân sự không phụ thuộc khách hàng , không dính dáng gì đến kinh dinh nhưng nó đóng một vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động có công hiệu. Bộ phận vấn đề nhân sự được chia thành ba bộ phận chức năng nhỏ hơn: khâu tuyển dụng viên chức , khâu đào tạo và khâu quản lý phúc lợi. Giám đốc vấn đề nhân sự được xem như chuyên gia về luật cần lao của nhà nước , có thể làm thuê tác cố vấn cho giám đốc các bộ phận khác về Sự tình này. Mặc dầu ba chức vụ chức năng nhỏ trên có mối liên quan với nhau , nhưng không có Sự tình nan giải trong các hình thái phụ thuộc dây chuyền. Có nhiều trở ngại hoặc thiếu thốn của bộ phận vấn đề nhân sự phát sinh khi nó tác động vào các bộ phận khác trong khách sạn.
chẳng hạn mặc dù bộ phận vấn đề nhân sự tuyển dụng , phỏng vấn và chắt lọc các viên chức có triển vọng , nhưng quyết định thuê viên chức lại nằm trong các bộ phận tiếp nhận. Cũng giống như vậy quyết định thăng cấp hoặc kỷ luật , sự đóng góp của bộ phận vấn đề nhân sự chỉ được Phạm vi trong khuôn khổ cố vấn hoặc diễn giải các Sự tình mang tính pháp lý. Công hiệu của bộ phận vấn đề nhân sự tùy thuộc phần nhiều vào khả năng của Giám đốc các bộ phận khác.
E. Bộ phận kế toán:
bộ phận kế toán thực hiện hai chức năng “Cố vấn” và “Điều hành” trực tiếp. Vai trò truyền thống của bộ phận kế toán ghi chép lại các giao thiệp về tài chính , để sẵn và diễn giải các bản thông cáo định kỳ về các Cuối cùng hoạt động Đạt tới. Nhiệm vụ luôn luôn bao gồm việc chuẩn bảng lương , kế toán thu và kế toán chi. Chức năng này là nhiệm vụ của người trưởng trợ tá kiểm soát tài chánh. Ngoài ra bộ phận kế toán còn có chức năng liên quan đến các khu vực khác của khách sạn: Đó là kế toán giá thành và kiểm soát các phí tổn của hết thảy hoạt động trong khách sạn. Thực tiễn , nghề nghiệp này là của bộ phận kiểm soát phí tổn & giá thành hơn là bộ phận kế toán. Hai khu vực ấn độ dương mà bộ phận nhà hàng & quầy uống.
Tổ thu ngân ( cashier ) ở bộ phận tiền sảnh ( front-office ) của bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ tất cả việc thu tiền , tính tiền vào account của khách. Ngày ngày viên chức kiểm toán ca đêm phải thẩm tra , vào sổ tất cả các hóa đơn xài & mua hàng của khách ở bộ phận khác nhau của khách sạn. Mặc dầu những viên chức này làm việc tại bàn tiếp tân nhưng nhiệm vụ là thâu ngân bằng cách gặp mặt với khách hàng để thu tiền , vì họ là viên chức của bộ phận kế toán nên phải thông cáo công tác lên người trợ lý kiểm soát các quầy thu.
Bộ phận kế toán cũng có mối quan hệ với các hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Người kiểm soát giá và thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống đều làm việc trong bộ phận kế toán , họ theo dõi các doanh thu lẫn phí tổn của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống thông cáo lên người trợ lý kiểm soát các quầy thu. Rà soát viên giá thành trong bộ phận nhà hàng & quầy uống là xác định tính chuẩn xác và hợp lý của tất cả các khoảng doanh thu từ nhà hàng & quầy uống. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ và viết thông cáo hàng ngày các khoảng phí tổn về thực phẩm và thức ăn được sử dụng. Trong nhiều trường hợp , bộ phận kế toán cũng chịu trách nhiệm thiết kế hệ thống kiểm soát và bố trí khắp
khách sạn cửa lò.
Qua trình bày trên , bộ phận kế toán chỉ là một chức vụ thụ động được gắn liền với việc cất giữ tài liệu kế toán hàng ngày. Thật ra nó gắn liền hoạt động với hai bộ phận phòng và nhà hàng & quầy uống. Ngoài ra , bộ phận kế toán còn có trách nhiệm đối với hệ thống thông cáo quản lý trong toàn khách sạn.
Hai điểm cuối về trách nhiệm của kế toán cần được nêu là:
- Bộ phận kế toán đảm nhiệm việc lương bổng và thông cáo hồ hết các bản liệt kê tài chính và hoạt động doanh thu của khách sạn. Qua chức năng này , nó đóng một vai trò tư vấn quan trọng cho toàn khách sạn bằng cách cung cấp các dữ kiện cho việc đưa ra các quyết định để sẵn ngân sách.
Khách sạn cửa lò
10/5/2010
Qui trình hoạt động các bộ phận trong khách sạn Cửa Lò
Dạng hẹp
